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1.1.- Ventajas e inconvenientes de la comunicación escrita.

Ilustración de una máquina de escribir en una oficina.

¿Qué piensas que es más efectiva: una comunicación escrita o una oral? ¿Cuándo deberías usar la comunicación escrita en lugar de la oral?

La comunicación escrita presenta algunas VENTAJAS, como pueden ser las siguientes:

  1. Podemos revisar y corregir el documento antes de enviarlo, pudiendo aportar mayor claridad y precisión.
  2. Es permanente, ya que queda constancia de la misma.
  3. Llega con mayor facilidad a un amplio número de receptores con el mínimo esfuerzo (un ejemplo claro está en el correo electrónico, con un simple clic podemos enviar un mensaje a multitud de destinatarios).

A diferencia de la comunicación oral, la escrita tiene la ventaja de poder mantener la información archivada o registrada de forma permanente.

En cambio, la comunicación escrita también encuentra otras DESVENTAJAS, como son:

  1. Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.
  2. Generalmente no tiene respuesta inmediata, por lo que no se puede estar seguro de que se haya recibido y leído el mensaje.
  3. No interfiere la comunicación no verbal en ella, lo cual podría ayudar a su interpretación.
  4. Es necesario que el receptor conozca el código usado y sepa leer.

En el ámbito empresarial, las comunicaciones escritas son esenciales. En la siguiente tabla tienes algunas soluciones a los frenos que nos impiden expresarnos por escrito.

Ventajas e inconvenientes de la comunicación oral.
FRENOS PARA COMUNICARNOS POR ESCRITO
FRENOS PARA ESCRIBIR POSIBLES SOLUCIONES
Me es más cómodo y la gente me entiende mejor si me expreso verbalmente. Si te acostumbras a escribir mejorará tu capacidad de argumentar y tu expresión verbal se enriquecerá.
Todos tenemos poco tiempo y nos quejamos de ello, si escribo, el destinatario no tendrá apenas tiempo de leer mi informe y prestarle la atención debida. Si el informe está confeccionado en su forma, estilo e hilo argumental adecuado, captará la atención del receptor y seguro que tendrá el tiempo necesario para leerlo.
Hablar es más fácil, más rápido, más claro y puedo controlar mejor los resultados. Es cierto, pero el nivel de compromiso y el contenido de lo que se ha hablado, puede ser olvidado, o tergiversado. Sobre el papel, el mensaje queda escrito y sus objetivos claramente reflejados.
Me es difícil escribir correctamente ya que no domino las reglas de la lengua y la ortografía. Ejercitándote y consultando los manuales adecuados, mejorará tu capacidad y perderás el miedo.

Autoevaluación

Pregunta

Indica cuál de las siguientes afirmaciones son ventajas de la comunicación escrita:

Respuestas

Existe una prueba, un registro del mensaje.

El receptor puede leer sólo cuando lo recibe.

Requiere más tiempo.

No se produce una respuesta inmediata.

Retroalimentación